Elaboración de Informes
Otra actividad de la gestión de las bibliotecas universitarias es la elaboración de informes como apoyo a la evaluación de ellas. Los informes se presentan a las autoridades inmediatas de la institución, ya sea al Comité de biblioteca, Coordinador o Director General; si se se cuenta con Comité de Biblioteca, esta figura será la encargada de entregarlo a las autoridades respectivas.
Los informes deberán reflejar, numéricamente, el trabajo desarrollado por la biblioteca en los siguientes rubros:
- Número de materiales adquiridos por grado escolar
- Número de materiales descartados, por grado escolar
- Número de obras encuadernadas, por grado escolar
- Número de materiales procesados por tipo de material y grado escolar
- Número de usuarios atendidos por grado escolar, en la modalidad de usuarios que asistieron a la biblioteca y el número de materiales prestados en sala, a domicilio o en servicio interbibliotecario
- Actividades de difusión y fomento de uso de la biblioteca
- Presupuesto ejercido en el ciclo
- Mobiliario adquirido o reparado
- Remodelación de la planta física
Para obtener estos informes, el bibliotecario compilar información parcial, es decir, por día, por semana y por mes, para conformar los informes que solicite la administración de la escuela, y que pueden ser trimestrales, mensuales, anuales, o por ciclo escolar.
Cada institución elaborará sus propias formas para compilar la información, además de establecer políticas de la periodicidad en la entrega de los informes, que pueden ser mensuales, semestrales o anuales.
A manera de apoyo proporcionamos algunos formatos para la recopilación estadística.