Proceso técnico de los materiales
Una vez recibidos los materiales en la biblioteca, cualquiera que haya sido la vía de adquisición (compra, canje o donación), deben ser sometidos a un tratamiento o procesamiento que se denomina proceso técnico menor o preparación física del material, que incluye la revisión física, el sellado, colocación de papelería de préstamo, inventariado, registro en kárdex, para el caso de las publicaciones periódicas, y rotulación.
Esta etapa de los procesos técnicos facilita el acomodo ordenado de la colección, para que cada material pueda identificarse y localizarse eficientemente por los usuarios y posteriormente será reintegrado a la estantería por los bibliotecarios.
Presentamos entonces una breve descripción de cada proceso:
De los procesos técnicos menores quizá la revisión física es la etapa más minuciosa, ya que se debe analizar exhaustivamente cada obra, principalmente las adquiridas por compra, para verificar diversos aspectos:
- Que la manufactura del documento sea de calidad, es decir, que los cuadernillos estén correctamente integrados; que el empastado esté bien hecho; que no existan hojas en blanco, defectuosas, faltantes o repetidas.
- Que la impresión sea clara.
- Que la calidad de las imágenes y láminas sea adecuada, principalmente si son a color.
- Que la edición corresponda a la adquirida.
- Que estén completos los ejemplares que se adquirieron.
Al encontrar una página o sección defectuosa, se procede a separar la obra del resto, señalando los defectos, ya sea doblando las páginas, colocando trozos pequeños de papel en las páginas defectuosas, o anotando los defectos en una hoja de papel que se colocará entre el volumen. Este material se separa del que está en buenas condiciones, para posteriormente solicitar la reposición.
Antes de continuar con la etapa del sellado, debe recalcarse la importancia de la revisión física, ya que para los cambios del producto el proveedor no aceptará cambiar las obras que ya fueron selladas.
Finalmente, al detectar obras defectuosas debe hacerse el reclamo inmediatamente, atendiendo a las cláusulas del editor o proveedor, que establecen un margen de días preestablecido, para las reclamaciones.
El sellado permite asignar a los materiales las marcas necesarias para indicar que son propiedad de una biblioteca o institución determinada.
La biblioteca deberá contar con dos sellos:
1. Uno alargado de aproximadamente 8 x 1.5 cm., para facilitar su colocación en los cantos de los materiales. El texto del sello debe contener en letra clara el nombre de la biblioteca y el de la institución, ejemplo:
UNAM - FFyL |
BIBLIOTECA SAMUEL RAMOS |
Las partes del material donde se recomienda sellar las obras impresas son:
- Los tres cantos.
- La portada.
- La tabla de contenido.
- En el caso de las láminas de obras de arte, al reverso de las páginas de las páginas de las imágenes.
- En páginas clave: se recomiendan las nones (1), escogiendo primero una página entre la 1 a la 9, y posteriormente cada 100 páginas, ejemplo: si se selecciona la página 9, también se sellarán la 109, 209, etc. y como política siempre todos los materiales impresos de la biblioteca se sellarán en ese mismo número de página.
Los fascículos de las revistas se sellan en la página primera de forros (cubierta o tapa).
2. El segundo de los sellos es el de adquisición, que se coloca al reverso de la portada en lo que se conoce como página legal, ya que en ella figuran el ISBN, datos de la edición o reimpresión y detalles del país y editorial de la impresión. Este sello es de una medida aproximada de 7 x 4.5 cm., y proporciona información respecto a la adquisición e inventario del material, ejemplo:
| No. de adquisición: _________________ CO ( ) CA ( ) DO ( ) Fecha de adquisición: _______________ Título: ____________________________ Autor: ____________________________ Signatura: _________________________ _________________________ |
Los sellos deben estamparse cuidadosamente, sin afectar el contenido de la obra. También debe cuidarse la cantidad de tinta que contiene el cojín, para que esta no sea insuficiente y que desaparezca en corto tiempo, ni excesiva que manche el papel o las manos de los usuarios.
En el caso de materiales en otro formato, como videos, cd-rom, dvd, etc., el sello debe estamparse en la cubierta de papel que va dentro del estuche, para lo cual se extrae la obra de dicho estuche, y para el caso de materiales en otros formatos físicos, como los modelos tridimensionales, mapas, globos, cartuchos o discos, se rotulará a mano el nombre de la biblioteca, con un marcador especial para acrílico.
Colocación de la papelería de préstamo
La papelería de préstamo facilita el procedimiento de préstamo de los materiales de la biblioteca, para tener un control de los libros prestados a domicilio.
La papelería de préstamo que se coloca a los libros consta de: esquinero, tarjeta de préstamo y papeleta de devolución.
a) El esquinero es una tira de papel en forma romboide, que puede ser de cartulina, cartoncillo o papel similar, cuyos extremos se pegan a la parte posterior interna de la tapa o 'tercera de forros' de la obra y su función es contener la tarjeta de préstamo. Ver ejemplos en formatos.
b) La tarjeta del libro o de préstamo, cuya función es permitir el control de los libros prestados a domicilio, y en aquéllas bibliotecas que ofrecen estantería cerrada también facilita el control de los préstamos en sala. Ver ejemplo en formatos.
Esta tarjeta es de cartulina o material similar, en una medida vertical aproximada de 8.5 x 12.5 cm., dividida en dos secciones: en primer término contiene diversos elementos identificadores de la obra como el autor, título, signatura topográfica y número de adquisición, mientras que en la segunda sección debe contener dos columnas donde en la primera se indique la fecha de devolución que se le dará a la obra (2) y en la otra el usuario anotará su nombre. Se imprime por ambas caras.
Se debe colocar una tarjeta por cada volumen físico con que cuente la biblioteca, a las colecciones del acervo general y de consulta.
c) La papeleta de devolución o 'ayuda memoria', sirve para indicarle al usuario en qué fecha deberá devolver la obra solicitada en préstamo a domicilio, mientras que al bibliotecario le sirve para mostrar el grado de utilización de la obra. Ver ejemplo en formatos.
Esta papeleta es de papel bond o similar, en una medida vertical aproximada de 8.5 x 12.5 cm, dividida también en dos o tres secciones, donde el bibliotecario anotará la fecha de devolución que debe observar el usuario para devolver la obra a la biblioteca. En el tamaño de cada celda debe haber espacio suficiente para que el bibliotecario estampe el sello de 'DEVUELTO' cuando el usuario devuelva la obra a la biblioteca.
Esta papeleta se pega en la última página, frente a la 'tercera de forros', sólo por la parte superior, debido a que se tendrá que despegar para sustituir cuando se llenen todas las celdas y se requiera una nueva papeleta.
NOTA: La papeleta no se coloca al material de consulta, ni a los fascículos de las revistas.
Debe resaltarse que las bibliotecas que cuentan con sistemas automatizados de préstamo ya no utilizan el esquinero ni la tarjeta del libro, dejando únicamente la papeleta de devolución para recordar al usuario la fecha de vencimiento. Esto debido a que las transacciones de préstamo y devolución se realizan con los códigos de inventario del libro y de registro del usuario.
En algunas bibliotecas el proceso técnico menor también incluye la colocación en cada obra de las barras metálicas para las alarmas antirrobo, que deben adherirse en lugares que no sean visibles a simple vista por los usuarios.
La asignación de número de inventario o adquisición es la última etapa del proceso técnico menor de los materiales, y consiste en anotar en cada volumen físico el número de inventario.
Si una obra se compone por diversos volúmenes, como es el caso de las enciclopedias, cada volumen tendrá su propio número de adquisición.
Los números de adquisición se deben registrar en una libreta o en un archivo de computadora, indicando de manera cronológica la numeración (1, 2, 3, etc.), la fecha de adquisición, el autor, título y el tipo de adquisición (compra, canje o donación). Algunas bibliotecas también agregan el nombre del proveedor y el precio, ejemplo:
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Posteriormente el número de inventario se anota en la obra, pudiendo ser a mano (utilizar bolígrafo) o con un sello numérico; el número se estampa en la portada, reverso de la portada, en el esquinero y en la tarjeta de préstamo. Cuando la biblioteca imprime de la base de datos las etiquetas para la tarjeta de préstamo, se esperará hasta concluir el proceso mayor (catalogación y clasificación) para tener las etiquetas adhesivas y colocarlas al material.
A los fascículos de revistas no se les asigna número de inventario ya que para el control de ellas se debe llevar un registro o kárdex de la recepción de los números de una suscripción, sin embargo sí se debe asignar número de inventario a los otros tipos de obras como videos, cd-rom, dvd, modelos tridimensionales, mapas, etc.
Para el inventario de materiales diferentes a los impresos se llevará un registro de adquisiciones separado del de los libros, haciendo una modificación en el número de adquisición, por ejemplo: MM2 donde MM significaría 'material multimedia' , correspondiente al número de inventario 2. El número de inventario que le corresponda se anota con un marcador especial para acrílico, en un lugar visible.
Registro de publicaciones periódicas
Como se explicó anteriormente, a las publicaciones periódicas no se les asigna número de inventario, sino que su registro se hace en el kárdex de la biblioteca, que puede ser manual o en formato electrónico si se dispone de un software de biblioteca que permita el registro automatizado de la llegada de los fascículos.
El kárdex permite un control eficiente de las revistas que ingresan a la biblioteca, para conocer no sólo con qué títulos cuenta la biblioteca, sino cuáles volúmenes y números o fascículos de esos títulos se han recibido.
Según la periodicidad de la publicación periódica, se seleccionará la tarjeta de kárdex que corresponda, ya que se registran de manera diferente si la publicación es diaria, semanal, mensual, bimestral, anual o irregular. Las tarjetas que su utilizan son de cartulina, de una medida aproximada de 12.5 x 20.5 cm.
Los datos con que se deben llenar las tarjetas son:
- El título de la publicación.
- El nombre, dirección y teléfono del editor o distribuidor, para tener a mano siempre los datos en caso de requerirse una reclamación.
- La forma de adquisición (compra, canje o donación).
- Periodicidad de la publicación (diaria, mensual, trimestral, etc.) (3).
- Y el detalle de los fascículos recibidos, que consisten en el año, serie o época, el volumen, el número, si incluye índice, y alguna otra observación.
Una vez requisitada la tarjeta de kárdex, esta se ordena alfabéticamente en un mueble de kárdex o en una gaveta especial para ello, que deberá estar al servicio de los usuarios.
En los ejemplos puede apreciarse la manera en cómo se requisitan las diversas tarjetas, según su periodicidad. Ver ejemplo en formatos.
La rotulación es el proceso final que se da al material, cuando éste ha sido catalogado, clasificado y registrado en la base de datos. Consiste en la colocación de la etiqueta de signatura topográfica, que permitirá localizar en estantería las obras que reporta el catálogo de la biblioteca, y posteriormente para acomodar los materiales de acuerdo a la clasificación temática que se utilice en la biblioteca.
La etiqueta se coloca en la parte inferior del lomo, a una distancia de 2.5 cm desde el borde inferior.
Cuando se utiliza un programa automatizado para la formación del catálogo, a partir del registro catalográfico de la obra se obtienen diversos productos impresos, entre ellos las etiquetas de signatura topográfica, lo que facilita enormemente la tarea de proceso de los materiales, al no tener que duplicar o triplicar la captura de la misma información como se hace cuando aún se usan medios mecánicos como la máquina de escribir, con el riesgo de los errores humanos al momento de teclear la información.
La signatura topográfica deberá protegerse con una cinta adhesiva químicamente desarrollada para el proceso de bibliotecas, cuyos adhesivos tienen la resistencia que requiere el uso frecuente de las obras y los cambios de clima extremos. En México puede adquirise la cinta Scotch 3M Book Tape™, con proveedores especializados en consumibles para bibliotecas.
En las bibliotecas que realizan la circulación de materiales mediante sistemas automatizados, también en este momento se coloca la etiqueta de código de barras, para la gestión del préstamo.
Como complemento de la colocación de la signatura topográfica, y como parte de la rotulación de los materiales, se deberá anotar el número de adquisición o inventario en el esquinero y en la tarjeta de préstamo, a fin de facilitar al bibliotecario la gestión de préstamo.
------------------------(1) Es más sencillo en las páginas nones que en las pares, porque al abrirse el libro se mantiene abierto sobre las páginas nones.
(2) El número de días de acuerdo al Reglamento de préstamo a domicilio.
(3) Las claves de las abreviaturas de la periodicidad son:
| Q - quincenal | T - trimestral | A - anual |
| M - mensual | QT cuatrimestral | BA - bianual |
| B - Bimensual | ST - semestral | I - irregular |