Catalogación descriptiva

La catalogación descriptiva es la etapa del proceso técnico mayor donde se extraen diversos datos de la obra que se está procesando, para constituir las fichas bibliográficas.

Para ello, el bibliotecario catalogador describe ordenadamente los datos bibliográficos de una obra determinada, tales como el autor, título, tipo de formato, lugar de edición, editorial, año, etc., en un formato también estandarizado denominado "ficha", con las cuales se construyen los catálogos de biblioteca, tanto para uso interno como para los usuarios, y que pueden ser de forma impresa o electrónica.

La catalogación es el proceso mediante el cual el catalogador prepara las fichas que permitan al usuario:

Encontrar un documento cuyo autor, título o tema conozca.
Conocer lo que tiene la biblioteca.
Orientarse en la selección de un documento a consultar, dependiendo de su edición, idioma, naturaleza literaria.

La catalogación descriptiva requiere herramientas que facilitan al bibliotecario catalogador la sistematización de la información, para presentar al usuario los datos de una obra de manera estandarizada, con lo cual, sin importar de qué biblioteca se consulte un catálogo, la información bibliográfica (fichas bibliográficas) tendrá la misma presentación.

Ejemplo de ficha catalográfica

Para realizar la catalogación descriptiva el catalogador debe utilizar instrumentos de apoyo especializados como son los códigos de catalogación, que son un conjunto de principios básicos y reglas, estructurados de manera tal que auxilian al catalogador proporcionándole la base para ir ampliando los catálogos consistente y uniformemente; dichas normas deben conocerse para evitar organizar la biblioteca con criterios personales que impidan ser continuados por otras personas.

El código internacional reconocido actualmente se denomina Reglas de catalogación angloamericanas, 2ª edición (RCAA-2), que se utiliza en las bibliotecas mexicanas. Dichas Reglas son utilizadas por la mayor parte de los bibliotecarios del mundo y son resultado de un movimiento histórico normalizador, surgido del trabajo de asociaciones de bibliotecarios profesionales preocupados por obtener una estandarización en la presentación de la información y para compartir recursos e intercambiar información.

Dependiendo del tamaño y objetivos de la biblioteca, el catalogador deberá establecer como política a qué nivel va a utilizar las RCAA, ya que éstas permiten procesar la información en tres niveles de descripción:

En primer nivel
En segundo nivel
En tercer nivel

El primer nivel se recomienda para las bibliotecas públicas y escolares de nivel básico, el segundo para bibliotecas generales de acervos mayores a 30,000 títulos, mientras que el tercer nivel lo utilizan bibliotecas que necesitan aplicar elementos adicionales como las bibliotecas especializadas.

Lo anterior significa que dependiendo del tipo de biblioteca, la catalogación deberá ser más o menos detallada, incluyendo o no información que puede ser útil a los usuarios. Para las bibliotecas escolares de nivel medio superior y universitarias se recomienda utilizar la catalogación de segundo nivel.

El proceso de catalogación descriptiva

La catalogación descriptiva consta a su vez de dos etapas:

Describir consistentemente los datos de la obra (áreas bibliográficas).
Establecer quién o quiénes son los autores (asiento).

a) En primer término, se estructura la información descriptiva, agrupada en los ocho puntos de información o áreas bibliográficas de la catalogación descriptiva. Para ello se aplica la primera parte de las Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA), y la información se toma de las partes físicas de las publicaciones, como se indica en el cuadro siguiente:

Areas bibliográficas de la catalogación descriptiva y puntos de acceso para obtener la información
Área		Fuente directa de la información
Primera parte: elementos bibliográficos restantes:
1.	Título y mención de responsabilidad:	Portada.
1.1	Título propiamente dicho
1.2	Designación general de la clase de material
1.3	Título paralelo
1.4	Subtítulo y/o información complementaria sobre el título
1.5	Mención de responsabilidad.
2.	Datos de edición:	Portada y reverso de la portada (también denominada página legal).
2.1	Mención de edición.
2.2	Mención de edición paralela.
2.3	Menciones de responsabilidad relativas a la edición.
2.4	Mención de edición adicional.
2.5	Menciones de responsabilidad relativas a una mención de edición adicional.
3.	Designación específica de clase de material. Es un área utilizable únicamente para materiales como la música, videos, mapas.	Depende de formato físico del material.
4.	Datos de publicación y/o distribución (país, editorial y año):	Portada y reverso de la portada.
4.1	Lugar de edición, distribución.
4.2	Nombre del editor, distribuidor.
4.3	Mención de la función de editor, distribuidor.
4.4	Fecha de publicación, distribución .
4.5	Lugar de fabricación.
4.6	Nombre del fabricante.
4.7	Fecha de fabricación.
5.	Descripción física:	Toda la publicación.
5.1	Designación del tipo específico de material y extensión.
5.2	Otros detalles físicos.
5.3	Dimensiones.
5.4	Mención del material anexo.
6.	Serie:	Generalmente de la página legal, aunque puede extraerse de cualquier parte de la publicación, incluidas las guardas.
6.1	Título de la serie.
6.2	Título paralelo de la serie.
6.3	Subtítulo de la serie y/o información complementaria sobre el título de la serie.
6.4	Menciones de responsabilidad relativas a la serie.
6.5	ISSN de la publicación seriada.
6.6	Número de serie.
6.7	Número y/o título de la serie.
6.8	Título paralelo de la subserie.
6.9	Subtítulo de la subserie serie y/o información complementaria sobre el título de la subserie.
6.10	Menciones de responsabilidad relativas a la subserie.
6.11	ISSN de la subserie.
6.12	Número de la subserie.
7.	Notas: En esta área se proporciona cualquier información que quiera proporcionar el catalogador al lector, y pueden ser:	Cualquier fuente de información.
7.2	Notas relativas a una de las áreas de la ficha.
7.3	Notas no relacionadas con las áreas de la ficha.
8.	Números o códigos internacionales (ISBN, ISSN, etc.)	Página legal.
8.1	Número normalizado: ISBN, ISSN, etc.
8.2	Título clave.
8.3	Condiciones de adquisición y/o precio.
8.4	Otros ISBN, ISSN, etc.

Como se aprecia, la mayoría de los datos que se requieren para catalogar un libro se obtienen de la portada (no confundir con la cubierta o tapa), que es la hoja que normalmente va detrás de la guarda (hoja en blanco), o de la anteportada (hoja en la que aparece el título. De la portada se extrae la información del autor, título, editorial, dibujantes, traductores, etc. La contraportada contiene el resto de datos: colección, título original, edición, ISBN, depósito legal, etc.

La catalogación descriptiva se complementa por una puntuación específica determinada, para la presentación estandarizada de la información, que también especifica las RCAA.

b) En segundo término se estructura el ASIENTO, que describe el autor o autores de la obra, responsables del contenido intelectual del material, pudiendo tratarse de autores personales, de un autor institucional, denominado corporativo, o de una conferencia o congreso, ejemplo:

Autor personal:

Villoro, Luis

Pick de Weiss, Susan

Fuente, Juan Ramón de la

Autor institucional o corporativo:

México. Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI)

Universidad Nacional Autónoma de México

México. Leyes, legislación.

Autor por conferencia o congreso:

Coloquio Jóvenes en la Investigación (9º : 2006 : mar. 27-31 : México, D.F.)

Congreso Nacional. La Ingeniería en el Desarrollo de México (2º : 2005 : nov. 9-11 : México, D.F.)

Coloquio Anual de Estudios de Género (14º : 2005 : nov. 14-16 : México, D.F.)

Para establecer el ASIENTO también se aplica la segunda parte de las RCAA, que facilita la construcción del mismo en forma normalizada; la información se puede tomar tanto de la publicación en proceso, como de cualquier otro punto de acceso como es el catálogo de autoridad, una enciclopedia, un sitio web, etc.

La información bibliográfica de los materiales se presenta en una ficha que puede tener alguna de las siguientes estructuras:

Los programas de cómputo especializados para bibliotecas permiten capturar y presentar la información conforme a los estándares de las RCAA y están diseñados en un lenguaje especializado con fines bibliográficos.

Este lenguaje también facilita el intercambio de información entre las entidades bibliográficas, pero también permite hacer conversiones de datos cuando se migra de un software a otro, sin tener que recapturar la información; otra ventaja de los catálogos electrónicos es que usuarios y bibliotecarios pueden hacer archivos electrónicos, para llevar o enviar por correo electrónico, con información de los catálogos ya sea para elaborar bibliografías o para consultar los datos posteriormente.