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DESCARTE DEL MATERIAL

Cuando en la biblioteca los nuevos materiales comparten espacio con obras de nivel académico inadecuado u obsoletas y deterioradas, se dificulta la consulta y se afecta el aspecto físico, por lo que debe realizarse periódicamente una revisión del acervo para hacer un descarte o expurgo.

El descarte no es otra cosa que apartar definitiva o momentáneamente materiales de la colección, y consiste principalmente en los siguientes criterios:

	Los cambios introducidos en un centro por la modificación de planes y programas de estudio y que por lo tanto la obra responda a los contenidos de las asignaturas.
	El desfase científico del contenido.
	La existencia de publicaciones periódicas de escaso interés.
	Existencia de obras que no se consultan porque el nivel académico es menor o muy superior al del Plan de estudios que se imparte en la Institución.
	El estado físico de deterioro y de mutilación de los documentos.
	Si la obra en papel ya está disponible en un formato que ocupe menos espacio.

Estos u otros criterios deben formar parte de las políticas de desarrollo de colecciones y del plan de trabajo de la biblioteca, pues sirven de parámetro para el trabajo bibliotecario cotidiano que se realiza y evitan la subjetividad y arbitrariedad en la toma de decisiones.

Para llevar a cabo el descarte, desde el punto de vista académico el bibliotecario debe auxiliarse de los docentes de la Institución, quienes son los especialistas en cada asignatura; el bibliotecario sólo podrá tomar la decisión unilateral de descartar materiales por razones del estado físico de deterioro y mutilación de las obras o porque ya exista en el acervo otro soporte (cd-rom, suscripción en línea, etc.) que ocupe menos espacio.

Se sugiere realizar anualmente el proceso de descarte, de preferencia en el periodo interanual para no entorpecer el servicio bibliotecario y para tener la colaboración de la planta docente.

El descarte lleva consigo otras tareas administrativas, ya que de las obras descartadas se deben de dar de baja las fichas y los números de adquisición en los catálogos de la biblioteca, en que estén registrados esos materiales.

Si se utiliza catálogo en tarjetas de papel, deberán retirarse de las gavetas los juegos completos de las fichas (autores, título y temas), mientras que si el catálogo es automatizado, deberá de darse de baja la ficha. Los números de adquisición que ocupaban las obras descartadas podrán utilizarse en los materiales nuevos.

La biblioteca deberá contar con un control estadístico y de registro del descarte, donde se reporten las razones de la baja. Esto podrá hacerse en un archivo de computadora o en algún cuaderno especial. Los datos principales para registrar las obras descartadas son el autor, título, pie de imprenta, fecha de descarte y motivo del descarte. En el apartado de formatos puede verse un modelo de registro.

Una vez concluido el proceso de registro de descartes y del retiro de la estantería del material, la biblioteca deberá determinar el destino del material, pudiendo ser la donación a otra institución, el depósito en la bodega de la propia Institución, o a la basura, todo lo cual dependerá del estado en que se encuentren las obras.

Medidas especiales para el descarte de diarios y revistas

La conservación retrospectiva de las publicaciones periódicas dependerá de factores tales como el espacio disponible en la biblioteca y las necesidades de los profesores, así como de la alternativa de recuperación de los fascículos por medio de internet y de la disponibilidad en recintos bibliotecarios cercanos a la institución, que cuenten con hemeroteca.

Actualmente una buena parte de los diarios nacionales y extranjeros, con excepción de algunos como el Reforma y otros diarios, para los que se requiere comprar una suscripción electrónica, puede consultarse el texto completo en internet, así que si la institución cuenta con un sistema eficiente de este servicio en la biblioteca, el diario impreso puede conservarse por un período más corto; sin embargo, si las condiciones de espacio lo permiten, las bibliotecas lo pueden conservar por un tiempo mayor. El periodo de conservación de los diarios también deberá establecerse como política dentro del Plan de trabajo de la biblioteca.

Algunos suplementos semanales o mensuales de los diarios pueden guardarse por un tiempo mayor y darles el trato de revistas especializadas, ejemplo: Triple Jornada, Siempre, etc. Asimismo, los diarios que contengan una noticia trascendente pueden guardarse por un lapso mayor, incluso como parte del archivo vertical, ejemplo: el seguimiento de las noticias de las elecciones presidenciales en México, o los atentados del 11 de Septiembre en EUA, etc.

En el caso de las revistas especializadas es recomendable conservarlas por el mayor tiempo que sea posible, ordenadas cronológicamente por fecha de los fascículos y en cajas revisteras especiales que facilitan la búsqueda y acomodo de los mismos. Las revistas podrán descartase en caso de haberse suspendido la publicación o la suscripción, y porque no se utilice, pero siempre con la autorización de la planta docente.

Como las revistas tienen una presentación en tamaño carta y A4, que caben bien en la estantería, es muy sencillo su almacenamiento, no así el diario que tiene que conservarse en forma horizontal en los estantes; para los diarios se recomienda que se almacenen en paquetes atados semanales, indicando la fecha que contiene cada paquete.